ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na świadczenie usług pocztowych dla Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Lublinie (Zamówienie o wartości poniżej 130 000 zł)
PEŁNA TREŚĆ ZAPROSZENIA DO SKŁADANIA OFERT - PROSIMY O ZAPOZNANIE SIĘ !!!
I. ZAMAWIAJĄCY
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Lublinie,
adres: ul. Wojciechowska 5, 20-704 Lublin
tel. 81 531 79 19, e-mail: zamowienia@wfos.lublin.pl
NIP: 712-10-04-696, REGON: 060573901
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę usług pocztowych w obrocie krajowym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (przesyłki listowe i paczki pocztowe), jak również zwrot przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041) na potrzeby Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Lublinie.
2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:
a) usługi pocztowe krajowe,
b) usługi doręczenia zwrotnych potwierdzeń odbioru (ZPO) i niedoręczonych przesyłek (zwrotów do Zamawiającego przesłanej korespondencji, gdy nie ma możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy).
III. SPOSÓB WYKONANIA ZAMÓWIENIA
1. Zamawiający będzie doręczał codziennie przesyłki pocztowe wraz z dokumentami nadawczymi do placówek nadawczych Wykonawcy. Nadanie przesyłek będących przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich dostarczenia do wskazanego przez Wykonawcę punktu. Nadawanie przesyłek odbywać się będzie każdego dnia roboczego. Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego zwrotne potwierdzeniu odbioru od adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki wraz ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę.
2. Terminy doręczania przesyłek pocztowych powinny być zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (tj. Dz. U. 2020 poz. 1041).
3. Wykonawca jest zobowiązany świadczyć usługi doręczania zwrotnego potwierdzenia odbioru (ZPO) i zwrotu niedoręczonych przesyłek pocztowych do siedziby Zamawiającego w dni robocze, od poniedziałku do piątku, w godzinach pracy Zamawiającego, tj. 7:30 – 15:30.
4. Wykonawca dostarczać będzie przesyłki na terenie Rzeczpospolitej Polskiej zgodnie z cennikiem zawartym w ofercie, z wyjątkiem zmiany stawki podatku VAT za usługi pocztowe.
5. W przypadku konieczności dostarczenia nadanej przez Zamawiającego przesyłki poza granice kraju oraz innej przesyłki nieujętej w Formularzu ofertowym, Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć ją do adresata zgodnie z cennikiem obowiązującym u Wykonawcy w dniu nadawania przesyłki.
6. Koszty przesyłki, określone w pkt. III ppkt 5, winne zostać potwierdzone przez Wykonawcę w formie pisemnej lub innej możliwej do weryfikacji (np. wydruk ze strony internetowej).
7. Zamawiający przekazywać będzie przesyłki w stanie pozwalającym Wykonawcy na ich doręczenie do adresata bez zniszczenia.
8. Wykonawca nie będzie korzystał z własnych opakowań na listy. Nie będzie również doczepiał i przyklejał różnych przedmiotów i znaków do opakowań listu lub przesyłki w celu zwiększenia masy listu lub przesyłki.
9. Wszystkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę.
10. Zamawiający wymaga, aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie każdej gminy. Zamawiający wymaga, aby w celu zabezpieczenia tajemnicy korespondencji w/w punkty odbioru posiadały odpowiednie oznakowanie (w sposób widoczny nazwa i logo Wykonawcy) i posiadały fizycznie wyodrębnione miejsce do obsługi usług pocztowych, tzn. powinny posiadać wyodrębnione, dedykowane do obsługi przesyłek pocztowych miejsca, spełniające wymogi Prawa pocztowego. Miejsce dedykowane do obsługi przesyłek pocztowych winno być w pomieszczeniu zamkniętym, ogrzewanym, chroniącym przed deszczem
odbierającego przesyłkę. Zamawiający wyklucza prowadzenie w placówkach oddawczo-awizacyjnych takiej działalności gospodarczej, która mogłaby powodować uszkodzenie przesyłek pocztowych, bądź wpływać na jakość świadczonej usługi i komfort. W związku z powyższym, wyklucza się m.in.: sklepy mięsne, warzywnicze, rybne, szalety miejskie, salony gier, itp.
11. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał elektroniczny system umożliwiający śledzenie przesyłek poleconych i paczek pocztowych na podstawie nadanego przez Wykonawcę numeru nadawczego. Jednocześnie Zamawiający wymaga, aby system ten umożliwiał Zamawiającemu lub adresatowi nadanej przez Zamawiającego przesyłki dostęp, za pośrednictwem wskazanej przez Wykonawcę strony internetowej, do statusu przesyłek określającego terminy, w tym daty dzienne nadania oraz dane dotyczące adresu, w którym awizowana przesyłka oczekuje na odebranie.
12. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej posiadało moc dokumentu urzędowego.
13. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nieodpowiednie wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Prawo pocztowe.
14. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w formie i treści uzgodnionej z Wykonawcą (napis, nadruk, odcisk pieczęci, itp.).
15. Wykonawca wystawi fakturę VAT w formie elektronicznej, zawierającą specyfikację wykonanych usług, według faktycznego rozliczenia na koniec każdego miesiąca, płatną przelewem na wskazane w umowie konto bankowe Wykonawcy, w terminie do 14 dni od daty jej wystawienia, oraz prześle ją na adres e-mail sekretariat@wfos.lublin.pl.
16. Zamawiający dopuści zawarcie umowy na wzorze przedstawionym przez Wykonawcę, z uwzględnieniem warunków umownych zawartych w Zaproszeniu do składania ofert wraz z załącznikami. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji postanowień umowy zaproponowanych przez Wykonawcę.
IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Wymagany termin świadczenia usług: od 1 października 2021 roku do 31 grudnia 2021 roku.
V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
2. Należy wypełnić załącznik nr 1 Formularz ofertowy. (wersja doc)
3. Należy załączyć aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub zezwolenie Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na wykonywanie działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo Pocztowe lub oświadczenie o ustawowym zwolnieniu z uzyskania w/w wpisu lub zezwolenia.
4. Należy załączyć aktualny odpis z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają aby odpisy z rejestru lub ewidencji, wystawione były nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
VI. KRYTERIUM WYBORU OFERTY
1. Oferty będą oceniane pod względem formalnym i merytorycznym:
1) ocena formalna polegać będzie na sprawdzeniu kompletności i terminowości złożenia dokumentów oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu,
2) ocena merytoryczna polegać będzie na ocenie oferty według Kryterium oceny oferty.
2. Kryterium oceny ofert:
cena oferowana brutto (C) – waga 100% = 100 pkt;
C = (Cmin/Cb)*100; gdzie:
C – liczba punktów oferty wynikających z kryterium ceny;
Cmin – cena najtańszej oferty;
Cb – cena badanej oferty.
VII. TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT
1. Ofertę należy złożyć drogą elektroniczną do 8 września 2021 roku, do godziny 15:00, na adres e-mail zamowienia@wfos.lublin.pl.
2. Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane.
3. W temacie wiadomości e-mail należy wpisać: „Oferta na usługi pocztowe”.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zamówienia bez podania przyczyny.
VIII. INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH DLA OSÓB, KTÓRYCH DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE W CELU ZWIĄZANYM Z REALIZACJĄ POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:
1) administratorem danych osób, których dane osobowe są przetwarzane w celu związanym z realizacją niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia jest Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Lublinie (ul. Wojciechowska 5, 20-704 Lublin),
2) kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: Inspektor Ochrony Danych, Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Lublinie, ul. Wojciechowska 5, 20-704 Lublin, e-mail: inspektorodo@wfos.lublin.pl,
3) dane osobowe będą przetwarzane w celu podjęcia działań koniecznych do realizacji postępowania o udzielenie zamówienia oraz mogą być przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy, na podstawie art. 6 ust 1 lit. b) RODO,
4) dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym do ich pozyskania, jeśli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
5) dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji umowy – w przypadku jej zawarcia, a także dodatkowo przez okres przedawnienia roszczeń oraz okres wymagany dla dokumentów finansowo-księgowych w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego, a także przez okres wymagany dla dokumentów archiwalnych,
6) podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji procesu postępowania o udzielenie zamówienia oraz zawarcia i realizacji umowy – w przypadku jej zawarcia,
7) w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,
8) osobie, której dotyczą dane, przysługują następujące prawa:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych*;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO**;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;
9) osobie, której dotyczą dane, nie przysługują następujące prawa:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
